Charles Pirat

PROGRAMME DE MOBILITÉ – La nécessaire réflexion de l’optimisation des coûts 

Alors que le monde commence à se préparer à une reprise durable après la pandémie du COVID-19, les entreprises qui opèrent au niveau international prévoient d'atteindre leurs objectifs de croissance en 2021 voire même de les dépasser.

Tous les secteurs n’ont pas été impactés de la même manière. Certains se sont épanouis. D’autres ont été amenés à réfléchir à une transformation de leur organisation pour rester pérennes.

Dans cet article, nous explorons quelques leviers d’optimisation des procédures et des coûts, notamment des coûts « invisibles ».  

Coûts du programme : accompagnez vos collaborateurs de la bonne manière

Définir ses objectifs, Analyser ses besoins
 

Afin de travailler sur l’optimisation de la mobilité internationale et les coûts qui en résultent, il est crucial de réfléchir à son organisation dans sa globalité.

Les raisons principales qui poussent les entreprises à repenser leur organisation (mobilité) sont :

• Le développement financier de l’entreprise et l’optimisation des coûts
• L’attraction et la rétention des talents
• L’optimisation du programme global de mobilité internationale

Si le benchmarking ou l’analyse comparative sont importants, ils ne suffisent pas nécessairement à indiquer la conduite à tenir pour améliorer l’organisation de la mobilité internationale. Ainsi, la prise en compte de la culture de l’entreprise dans cette réflexion permet de mettre un place un modèle adapté et évitera ainsi les déconvenues lors de la mise en place. 

L’analyse de la gestion de la mobilité internationale reste importante pour se situer vis-à-vis des concurrents et de l’industrie. Mais veut-on changer pour proposer la même chose que la concurrence, ou changer pour se différencier ? 
De ce fait, la question n’est pas où en sommes-nous, mais où devons-nous aller et comment pouvons-nous entamer une transformation ?

Gestion des exceptions – respect de la politique de mobilité mise en place

Dans l’étude d’optimisation des coûts, les demandes de prise en charge de dépenses supplémentaires non prévues dans la politique de mobilité sont à considérer. Elles doivent être réduites, ce qui implique la mise en place d’un accompagnement régulier et approprié.
Par exemple, diminuer les cas où une filiale locale cherche à encourager des allocations supplémentaires, ou au contraire, influencer de manière déraisonnable une réduction des forfaits de mobilité pour économiser des budgets, ce qui pourrait avoir un impact sur l’évaluation de la performance des expatriés. 

La conduite des décisions politiques n’est efficace que si un suivi et une analyse systématiques sont mis en place et approuvés par le management. Cela permet de s’assurer que chaque demande d’exception soit reportée au service de mobilité qui décidera la prise en charge ou non de celle-ci, et également de tenir compte de certaines demandes récurrentes afin d’adapter des politiques de mobilité.
 

Bien gérer les politiques et les faire respecter permet aux entreprises d’atteindre efficacement deux résultats importants :

1. Définir la bonne politique en corrélation avec le bon business, et améliorer la mobilité
2. S’assurer que les coûts associés à chaque investissement soient adaptés, cohérents et transparents

Dans le passé, les politiques de mobilité étaient basées sur les missions à court ou long termes. Et bien que la durée soit importante, la capacité à différencier le pourquoi, le quoi et au profit de qui, permet aux professionnels de la mobilité de créer de la valeur dans les discussions avec les talents et de planifier des projets en amont avec le business. Cette réflexion permet alors aux services de mobilité internationale d’anticiper plutôt que de réagir. 

La détermination du salaire et des compensations pour le collaborateur est essentielle. La variation de salaire et de coût de la vie entre le pays de départ et de pays d’arrivée doit être sérieusement prise en compte pour éviter toute frustration et départ de l’employé à la concurrence.
Une mauvaise approche de la rémunération peut constituer un obstacle à la rétention de talents et par conséquent peut avoir un impact dans les coûts globaux indirects de la mission. 
 

Établir le programme de mobilité international optimal
Tenir compte de l’ensemble de la chaîne


Cliquez pour agrandir le visuel

Quelques exemples d’optimisation de coûts – Taxes et sécurité sociale

Parmi les leviers sur lesquels se concentrer dans l’exercice d’optimisation des coûts, nombre d’entre eux sont importants à analyser car ils recouvrent des coûts invisibles. C’est notamment le cas de la fiscalité, du type de contrat de travail, du logement, de la retraite, de la sécurité sociale, des voyages d’affaires ou encore de la gestion des exceptions.
 

1. Impact du taux d’imposition selon le type de contrat de travail

La façon dont vous déployez la mobilité peut avoir une influence sur les taxes et les coûts de sécurité sociale. Il y a plusieurs options : local versus local plus, versus expatrié.
Etudier les coûts des différentes approches en planifiant la fiscalité et les frais peut s’avérer utile.

Une entreprise cherche à transférer un « talent » vers son siège social basé à Londres. Le collaborateur aura besoin d’un logement sur place et conservera sa résidence principale en Hollande.
S’il arrive sous contrat local à Londres, il sera fortement taxé : le taux d’imposition sera majoré à 87 %.
En revanche, si le projet peut être monté dans le cadre d’une mission, le logement ne sera pas imposable.
Ainsi, si le logement est à 5000£ par mois pendant 20 mois, alors l’entreprise économisera 87 000£ de taxes pour 1 salarié pendant ces 20 mois !
Le contrat de travail représente une piste d’optimisation de coûts des taxes quand il est bien étudié et adapté à la situation du collaborateur.
 

2. Égalisation fiscale

Les règles fiscales et d’exonérations s’appliquent aux expatriés qui travaillent dans un pays étranger. Identifiées en amont, elles représentent une piste supplémentaire d’économie.

Le taux d’imposition pour transférer un salarié gagnant 150 000 € nets par an avec système d’égalisation fiscale en Hollande, est estimé à 290 000 € par an.
Si le taux d’imposition du collaborateur est correctement appliqué, cela peut représenter une baisse du montant allant jusqu’à 
227 000 €. La planification fiscale réduit les coûts de 63 000 € par an. Pour une mission de trois ans, cela représente une économie de 189 000€ !

De nombreux pays utilisent les systèmes de taxes locaux pour attirer les talents. Le système d’égalisation fiscale est également bénéfique pour l’employeur.
Attention toutefois : afin de pouvoir bénéficier de ces avantages, il est nécessaire de prendre en compte la durée du contrat de travail et de respecter certaines applications spécifiques au pays d’accueil.

Un accompagnement par un spécialiste est recommandé
 

3. Sécurité sociale

Un contrat local entraîne très souvent le paiement de la sécurité sociale dans le pays d’accueil ; le collaborateur peut être sujet à un second paiement en parallèle dans son pays d’origine. Comme les coûts de la sécurité sociale varient d’un pays à l’autre, la situation du collaborateur orientera votre choix de système de santé.
 

CONCLUSION

Les entreprises doivent optimiser leur organisation en travaillant sur l'efficacité des process qui leur permettent de réaliser des économies de coûts à un niveau global.
Pour ce faire, il est important d’adopter une approche structurée et durable. Les changements que celle-ci impose nécessitent à la fois des objectifs clairement définis et un soutien de la part de la direction qui permettra de progresser dans des situations potentiellement délicates.
En outre, entreprendre une étude complète d'un programme de mobilité nécessite une transparence totale de la situation dans son ensemble et de la part de toutes les filiales. Former et impliquer tous les acteurs et les gérants de l'entreprise est essentiel pour garantir l'engagement d’effectuer une opération efficace. Il conviendra également de fournir des ressources financières ainsi que du temps pour réaliser la transformation souhaitée.
Les transformations ne pourront pas s’appliquer sur tous secteurs, mais il faut bien garder en tête que chaque poste est interdépendant l’un de l’autre ; une analyse plus large permettra alors d’optimiser davantage.

Il est évident que l’avenir exigera que les programmes de mobilité deviennent de plus en plus numériques avec des systèmes et des processus permettant aux talents ainsi qu’aux business leaders de connaître la valeur d’une mobilité en toute transparence.

Enfin, il est crucial de se concentrer continuellement sur la valeur que la transformation va apporter à long termes plutôt que sur le prix uniquement pour évaluer le coût optimal final. Cela permet de définir plus facilement les coûts cachés.
 

A propos de Santa Fe Relocation :

Santa Fe Relocation accompagne les entreprises qui gèrent la mobilité internationale de leurs collaborateurs en adaptant des solutions adaptées et des programmes d'optimisation des coûts. Les services de Santa Fe sont conçus spécialement pour assister les collaborateurs et leur famille, dans le respect de la politique de mobilité de l'entreprise. Afin de fournir un panel complet de services, nous bénéficions de nos propres départements de gestion globale de la mobilité au travers de services de "Relocation", de "Visa & Immigration" et de "Déménagements internationaux". 
La qualité et l’accompagnement de nos clients restent notre priorité principale. Cela a permis à Santa Fe de devenir un acteur important de fourniture de solutions de mobilité internationale. Notre présence mondiale nous offre la possibilité de répondre à vos besoins dans tous les pays. Depuis n’importe quel pays du monde vers n’importe quelle destination, Santa Fe Relocation choisit la solution de mobilité la plus adaptée à vos besoins. www.santaferelo.com